貸し会議室のサービス

貸し会議室とは、文字通り、打ち合わせや会議等を行うための部屋・スペースを貸し出すサービス・業者のことを言います。
最近の傾向として、自社のオフィスが狭いため十分なスペースを確保できない企業・事業所が増えており、ある程度の人数が集まる会議や研修、面接や懇親会などの際に、貸し会議室サービスのニーズは増え続けているようです。
貸し会議室の用途は、社内外の会議や研修・セミナー、説明会や発表会、採用試験や面接、また懇親会や撮影スペースなど、様々な目的によって幅広く利用されています。利用人数は、業者や施設によってまちまちですが、少人数では3～4名から、最大では300名以上の大規模な用途にも対応できるスペースもあるようです。

白髪染め

また、多くの貸し会議室は、駅から徒歩5分程度という立地や交通の便が良い場所に設けられており、アクセスの便利さも重要な要素のひとつとなっています。
この貸し会議室、最近同様の事業を行う業者が多く乱立状態なのも影響して、サービスの充実度や派生オプションの広がりが顕著になってきているようです。
たとえば、会議卓や講演台などの備品から、プロジェクターやコピー機などのオフィス機器まで要望に応じて手配してくれたり、LAN・インターネット接続環境を整えてくれたりするオプションは、ほとんどの業者で行っています。また、長時間の研修などの際のお弁当、セミナー等の終了後に懇親会を行う場合はケータリングの手配など、利用者のニーズに隅々まで配慮した“かゆい所に手が届く”サービスはとても便利です。

自社オフィスにスペースの余裕がなく、会議室が設けられない企業などが増えている中、打ち合わせや研修などのために時間制で会議室をレンタルしてくれるサービス、貸し会議室が人気を博しています。
貸し会議室といっても、会議に限らず社内外の打ち合わせから業務研修、セミナーや講演会など、人数も用途も、小規模なものから大規模なものまで幅広く対応が可能です。多くは駅から徒歩で近い距離にある、立地の利便さもPRしています。
また、ミーティングに必要な会議卓や椅子などの基本的な備品はもちろん、プロジェクターやホワイトボードなどのオフィス機器、LANやインターネット接続環境も用意してくれるなど、ニーズに合わせた様々な配慮が行き届いています。

さらに、貸し会議室の業者によっては、事前の会議卓のレイアウト、お弁当や飲み物の手配、資料の印刷や宿泊施設の手配など必要な下準備はもとより、研修を行うならそのプログラム策定の段階から、講演を行うなら講師の手配から、依頼主の手間を極限まで省く手助けをしてくれます。
そのサービスの充実度は、まさにかゆい所に手が届くといったところで、これらの微に入り細にいるオプションを併せて利用すれば、自社の会議室よりも総合的な経費さえ削減できる場合もありそうです。
たとえば研修会ひとつを考えても、スペースの確保から会議卓のレイアウト、PCの手配や電源の確保、資料の作成にコピー・製本、対象者への通知に交通や宿泊の手配・・・と、山のような準備作業が必要です。貸し会議室のサービスは、単にスペースをレンタルできるというだけでなく、それらの煩雑な作業から担当者を救ってくれる、何とも便利なものなのです。

貸し会議室は、少人数から大人数まで、研修会やセミナー、講演会や説明会など様々な用途に利用できるスペースをレンタルしてくれるサービスです。最近のオフィスの縮小傾向で、会議室スペースのニーズは高く、同業者が増加し乱立する一方で、各社サービス内容や料金体系の面でも競争に力を入れています。
貸し会議室の料金は、業者によって、また施設や規模、基本サービス内容などによりまちまちですが、最近の業界過密状態によって、低価格路線にも大いに影響しているようです。
格安を謳う業者の中には、少人数用の会議室なら1時間2,100円から、という低価格を前面に打ち出しているところもあります。しかし通常は、収容人数が多い大きな部屋は料金も高額になり、50名規模の会議室を半日以上レンタルすると、おおむね100,000円前後というのが一般的な相場のようです。

なお、貸し会議室を頻繁に利用する場合は、メンバー登録等により割引になるサービスがあったり、長期・年間の法人契約をすることで大幅にコストダウンできるなど、継続利用の見込める依頼主には、各社様々な特典を用意しています。
また、貸し会議室の利用と併せて弁当や飲み物等のケータリングを依頼したり、参加者の航空券や宿泊先などの手配もまとめて申し込んだりすると、総合的な請求金額を割引してくれる業者もあるようです。
研修や説明会など、主催する側の担当者にとっては、貸し会議室の様々なサービスは非常に助かることでしょう。多少のオプション料金がかかっても、貸し会議室を利用することで大幅な業務の軽減を図れるのであれば、結果的にコスト削減につながるはずです。